Зміна керівника в товариствах з обмеженою відповідальністю є, на перший погляд дуже простою реєстраційною дією, підготовка якої під силу навіть особі без юридичної освіти. Проте, на практиці трапляються випадки, коли досить легка процедура може виявитися не такою ж і легкою, як це могло здаватися одразу. З огляду на це, вважаємо за необхідне у даній публікації розібрати покроково процедуру зміни керівника в товаристві з обмеженою відповідальністю (надалі також ТОВ).
Перший етап: «Скликання загальних зборів для прийняття відповідного рішення»
У своїй більшості даний етап є досить формальним та як правило зводиться до організації присутності усіх учасників товариства з обмеженою відповідальністю в нотаріуса. Здебільшого кандидатуру керівника обирають до проведення загальних зборів, а тому в класичному розумінні збори не проводяться. Однак, така тенденція спостерігається не завжди, існують непоодинокі випадки коли учасники ТОВ розбиваються на декілька таборів, які не завжди між собою добре ладнають. В такому випадку повноцінне дотримання усієї процедури проведення загальних зборів учасників, як це передбачено статутом та профільним законом, є запорукою унеможливлення подальшого скасування такої дії через суд.
Другий етап: «Оформлення та підписання рішення про зміну керівника»
Після досягнення консенсусу між учасниками щодо кандидатури нового керівника, умов його контракту (якщо це наймана особа) та іншого, наступає етап формального закріплення цього моменту в рішенні. В залежності від бажання особи, яка веде процедуру проведення загальних зборів учасників, таке рішення може бути у вигляді протоколу або у формі рішення (законодавство чітко не встановлює як саме такий документ має називатися, головне, щоб з його змісту вбачалося волевиявлення учасників щодо такої зміни). Спираючись на досить значну практику проведення дій по зміні керівника в ТОВ, вважаємо за необхідне, надати декілька рекомендацій по змістовому наповненню такого рішення (зазначаємо, що це виключно суб’єктивні рекомендації автора, які ґрунтуються на його власному досвіді).
При зміні керівника рекомендуємо в протоколі або в рішенні зазначити про факт ознайомлення нового керівника, а бажано й попереднього (по можливості), з відповідним протоколом/рішенням шляхом проставлення на ньому власноручного підпису. Даний момент унеможливить у майбутньому будь-які суперечки або маніпуляції як з боку нового, так і з боку попереднього керівника та зведе нанівець можливість заперечувати факт набуття статусу керівника. Враховуючи, що згідно з чинним законодавством та практикою здійснення реєстраційних дій, зазначити в реєстрі керівником можна будь-яку особу без її відома (достатньо мати Прізвище ім’я по батькові, дату народження та індивідуальний код з реєстраційної картки платника податків бажаного кандидата), на наше глибоке переконання, необхідно законодавчо закріпити зазначену вище рекомендовану процедуру (щодо обов’язковості підпису нового керівника на рішенні про зміну). Також досить важливим є чітко визначити період звільнення попереднього керівника та період призначення нового. Як правило, якщо керівника звільняють в один день, наприклад, 1-го числа, то нового керівника призначають з 2-го числа. Невірним з точки зору права буде призначити нового керівника, для прикладу, на п’ятий день після звільнення попереднього, оскільки в такому випадку в реєстрі буде значитися попередній керівник, хоча по документах він буде звільнений. Скоріше за все державний реєстратор не проведе реєстраційну дію на підставі такого рішення, а якщо навіть і проведе, то в майбутньому може виникнути досить багато проблем через таку «прогалину» між датами звільнення та призначення. Ще однією рекомендацією є зазначення персоналізованих даних нового керівника в рішення про призначення, наприклад ідентифікаційного коду платника податків, це знову ж таким убезпечить від подальших маніпуляцій з будь-якого боку (це як правило убезпечує самого заявника, оскільки у своїй більшості заявник заповнює заяву на реєстрацію змін з даних, які не завжди містяться у рішенні, що у свою чергу створює ризик його звинувачення у поданні державному реєстратору неправдивих відомостей).
Завершивши рекомендації на цьому етапі (виконання яких є справою добровільною), варто переходити до обов’язкових елементів, які законодавець ставить до такого рішення.
Перше, це форма такого рішення: нотаріальна з використання спеціальних бланків. Говорячи про нотаріальну форму мається на увазі, що справжність підписів учасників на такому рішенні має бути засвідчена нотаріально, а саме рішення надруковано на спеціальному нотаріальному бланку (який є бланком суворої звітності, номер якого вноситься у спеціальний реєстр бланків нотаріальних документів). Така вимога вже існує досить тривалий час, а тому вже важко уявити як колись, приблизно років шість назад, такі рішення могли бути на звичайному папері.
Друге, це дотримання вимог ч. 4 ст. 33 Закону України «Про товариства з обмеженою і додатковою відповідальністю». Багато юристів, які не проводили реєстрацію по зміні керівника в ТОВ протягом останніх півтора роки або не відстежують зміни в законодавстві (зокрема в частині реєстрації), не враховують вищезазначеного положення законодавства та в свою чергу допускають фатальну помилку, яка призводить до відмови у вчиненні реєстраційної дії з боку державного реєстратора. Наголошуємо, що у відповідності до вимог ч. 4 ст. 33 Закону України «Про товариства з обмеженою і додатковою відповідальністю» протокол, що містить відомості про рішення про зміну керівника товариства, у разі якщо для прийняття такого рішення достатньо голосів не більше 10 осіб, підписується учасниками (їх представниками), які голосували за таке рішення та кількості голосів яких достатньо для прийняття рішення, якщо інше не передбачено статутом товариства. Аналогічного роду вимога закріплена й у п. 6 ч.1 ст. 15 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань». Варто зазначити, що дана вимога застосовується виключно до протоколів/рішень, які містять відомості про зміну керівника. Дійсно, законодавець надав право учасникам змінити відповідний порядок, однак більшість ТОВ діють на підставі «класичного статуту» де, як правило, відповідне положення не врегульовано, а тому слід обачніше підходити до даного моменту при підготовці до проведення зміни керівника.
Третій етап: «Подача документів державному реєстратору для проведення державної реєстрації змін до відомостей, що містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань»
Для подачі документів на зміну керівника в ТОВ необхідно подати державному реєстратору (через ЦНАП або нотаріусу який займається реєстраційними діями по юридичним особам) наступні документи:
- Заяву щодо державної реєстрації юридичної особи (крім громадських формувань та органів влади) (форма 2), яка діє з 01 травня 2023 року. Зразок можна знайти на офіційному сайті Міністерства юстиції України за посиланням https://minjust.gov.ua/m/zayava-schodo-derjavnoi-reestratsii-yuridichnoi-osobi-krim-gromadskih-formuvan-ta-organiv-vladi-10011.
- Рішення (його нотаріальна копія) вищого органу управління ТОВ про зміну керівника, яке відповідає вимогам законодавства;
- Квитанцію про сплату адміністративного збору за проведення державної реєстрації змін до відомостей (в залежності від терміну проведення такої дії сума буде різнитися).
- Документ (його нотаріальна копія), що підтверджує повноваження представника на подачу таких документів. Зверніть увагу, якщо зазначений пакет документів подає попередній або новий керівник документ, що підтверджує повноваження не вимагається, достатньо лише буде пред’явити документ, що посвідчує особу заявника. Наголошуємо, що від зазначеної в рішенні дати звільнення/призначення керівника буде залежати можливість подання таких документів тієї чи іншою особою. Наприклад, якщо попередній керівник звільнений з 1-го числа, а документи для державної реєстрації змін подаються 2-го числа, то в незалежності від того, що саме він ще значиться в реєстрі як керівник, право на подачу документів буде мати особа, яка призначена новим керівником з 2-го числа. І навпаки, 1-го числа право на подачу документів буде мати попередній керівник, оскільки до дати призначення нового керівника попередній керівник ще знаходиться в статусі керівника. Наголошуємо, що довіреність видана попереднім керівником, навіть за умови його звільнення, буде чинною протягом строку її дії. А тому, представник за такою довіреністю може подати документи державному реєстратору на зміну керівника як за каденції попереднього, так і після призначення нового керівника.
Мазій Віталій
Адвокат АО “Кравець і партнери”
+380-44-229-6950